CV là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về ứng viên và quyết định ứng viên có vào vòng tiếp theo hay không. Qua quá trình tìm việc ở Việt Nam, Malaysia và cả hỗ trợ chuyển CV cho một số bạn trong khối việc làm văn phòng tại Malaysia, Haley rút ra một số kinh nghiệm thực tế về kĩ năng viết CV qua bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của CV
(Bài viết được cập nhật ngày 11/10/2023)
Haley đã có 2 năm làm việc ở Việt Nam và 4 năm ở Malaysia (Accenture, TikTok/ByteDance) Trong khoảng thời gian đó mình đã ứng tuyển khá nhiều công việc và vị trí của nhiều công ty, từ công ty nhỏ, start up đến tập đoàn đa quốc gia.
Trải qua cả niềm vui lẫn sự “đau thương” trong quá trình tìm việc và chuyển việc, Haley không thể phủ nhận tầm quan trọng của kĩ năng viết CV. Giữa vô vàn hồ sơ ứng tuyển, một chiếc CV chỉn chu và nổi bật sẽ là thứ vũ khí giúp bạn thu hút sự quan tâm của HR ngay từ ánh nhìn đầu tiên.
Bạn có thể theo dõi nội dung qua video này:
Những chia sẻ của Haley trong bài viết này cũng như những thông tin từ người khác bạn xem chỉ có tính tương đối và mang trải nghiệm cá nhân. Bạn nên tham khảo, chọn lọc và dần sẽ rút được kinh nghiệm viết CV từ những trải nghiệm thực tế của chính bạn nhé.
Chuỗi bài viết này Haley chia sẻ về quá trình tìm việc và thích nghi với cuộc sống ở Malaysia. Vậy nên, những gì Haley đề cập sẽ sát với việc ứng tuyển cho các công ty/ tập đoàn đa quốc gia tại Malaysia. Nếu bạn đang tìm việc ở Việt Nam, các quốc gia khác, cho những công ty nhỏ hơn thì vẫn có thể tham khảo nhé.
Với những công ty lớn thì quy trình tuyển dụng được chia ra khá rõ ràng. Bộ phận nhân sự (HR) sẽ là người lọc CV và trao đổi với ứng viên trước và sau phỏng vấn cũng như theo sát ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Còn người phỏng vấn chính thường sẽ là cấp trên hoặc cấp trên trực tiếp của bạn nếu bạn vào làm.
Một số công ty còn có hệ thống scan CV (và cả cover letter) trước khi tới tay HR, nên việc lọc CV bước đầu sẽ do hệ thống đảm nhận. Điều này dẫn đến tính may rủi khá cao, mẹo nhỏ là bạn nên sử dụng những từ khóa có trong mô tả công việc vào CV của bạn. Bên cạnh đó, tập trung vào những việc chúng ta có thể kiểm soát được, vậy nên hãy cố gắng hoàn thiện CV trong khả năng của mình nhé.
Với trường hợp bạn được HR của công ty môi giới việc làm (agent) liên hệ thay vì HR của công ty thì quy trình cũng tương tự như trên. Một số công ty không tự tuyển dụng mà chi trả cho headhunter của bên thứ ba, ứng viên không mất phí – điều này khác với xuất khẩu lao động khi bạn phải trả phí để được đi làm, Haley đã giải thích ở phần đầu của bài 1 rồi nhé.
Một số công ty môi giới việc làm chuyên tuyển dụng nhân sự Việt Nam ở Malaysia có thể kể đến: Manpower, Global Quess, v…v…
Kĩ năng viết CV rất cần thiết để đạt mục tiêu lớn nhất: được HR liên hệ trao đổi và hẹn phỏng vấn, bất kể đó là HR của công ty hay HR bên agent.
Haley ví CV như một tờ rơi quảng cáo để quảng bá sức lao động của mình để bán cho nhà tuyển dụng. Bạn hãy thử nghĩ về một chiếc CV cần trông như thế nào, nội dung ra sao để HR có trải nghiệm tốt và chú ý đến, rồi từ đó có nhu cầu liên hệ bạn. Như khi sử dụng một sản phẩm/ dịch vụ, bạn cũng mong muốn được có trải nghiệm tốt phải không nào?
Thế nào là một CV tạo thiện cảm và ấn tượng?
Để gây ấn tượng tốt và tạo sự chú ý đến HR, một chiếc CV cần có các yếu tố sau:
- Hình thức: phông chữ dễ đọc, kích thước chữ to rõ, thiết kế hợp lí, màu sắc hài hòa
- Nội dung: có những hạng mục cần thiết; viết súc tích, đầy đủ; không có lỗi đánh máy, lỗi ngữ pháp cũng như chính tả
-> gây thiện cảm, thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp
- Làm bật được điểm mạnh của bản thân, khéo léo thể hiện sự tương đồng giữa những gì bạn có và những thứ mà công ty cần
- Những thông tin quan trọng nhất và những thông tin liên quan nhiều nhất đến vị trí ứng tuyển: để hết ở trang đầu tiên (trong trường hợp CV có hơn 1 trang)
-> tạo sự nổi bật
Thư xin việc (Cover letter) có thể là một điểm cộng, nhưng cá nhân Haley không viết phần này vì cảm thấy không cần thiết. Thay vào đó Haley sẽ tận dụng mục “About me” trong CV, Haley sẽ nói cụ thể hơn ở bài viết.
** Lưu ý: nội dung CV cần được viết bằng tiếng Anh và định dạng file PDF. Trước khi rải CV, bạn có thể xem lại các bài viết trước của mình để sẵn sàng hơn khi tìm việc và chuẩn bị phỏng vấn các công việc văn phòng tại Malaysia nhé.
Tìm mẫu CV ở đâu?
Không phải ai cũng biết cách tự thiết kế CV nên có rất nhiều trang web hỗ trợ bạn phần này như là TopCV, Canva, v…v… Bạn chỉ cần sử dụng những mẫu có sẵn và điền thông tin vào rồi tải xuống thôi, cực kì nhanh và tiện lợi.
Nếu có thời gian thì Haley khuyến khích bạn tự làm CV bằng word/ excel, có thể tham khảo từ topCV, Canva, v…v… và tự thiết kế lại. Một bản CV bằng word/ excel sẽ dễ dàng hơn trong việc lưu giữ, thiết kế lại và sử dụng được lâu dài so với việc điền vào những mẫu có sẵn trên website.
CV bạn nộp đơn thuần sẽ được HR dùng để lọc ứng viên, bạn đừng ngạc nhiên nếu sau đó HR gửi bạn file CV/resume theo mẫu của công ty để điền và nộp lại nhé, điều này sẽ tùy vào quy trình tuyển dụng của mỗi công ty.
CV gồm có những phần nào?
Ở bài 2: Haley đã hướng dẫn bạn làm CV online trên các web tuyển dụng rồi. Bạn có thể tham khảo thêm nội dung đó để viết CV nhé. Một CV thường có các phần như sau:
- Hình chân dung
- Thông tin cá nhân
- Học vấn
- Tóm tắt background và mục tiêu công việc (About me)
- Kĩ năng ngôn ngữ
- Kĩ năng máy tính
- Kinh nghiệm làm việc
- Thông tin người tham chiếu (Reference)
- Giải thưởng, thành tích
- Sở thích
- Thời gian có thể bắt đầu làm việc
Một CV hoàn chỉnh không nhất thiết đầy đủ các phần trên, có thể lược bớt và chỉ giữ lại những phần quan trọng sát với công việc ứng tuyển nhất. Nội dung nên được điền cẩn thận, chính xác, đặc biệt là phần thông tin để liên hệ. Bây giờ bạn cùng Haley đi vào chi tiết của từng phần nhé.
Hình chân dung
Hình chân dung không bắt buộc. Nếu có, bạn nên chọn ảnh chụp đủ gần và đủ ánh sáng để nhìn rõ mặt, trang phục lịch sự, biểu cảm không nhất thiết nghiêm túc như chụp ảnh thẻ nhưng cũng đừng nhí nhố thiếu chuyên nghiệp.
Thông tin cá nhân
- Họ tên:
Haley thường viết rõ họ tên bằng tiếng Việt không dấu
- Năm sinh
Haley có nhận được chia sẻ từ một số anh chị 8x hoặc đầu 9: các anh chị e ngại độ tuổi hơi lớn so với các bạn genZ thì sẽ ít cơ hội hơn.
Trong quá trình làm việc thì đồng nghiệp của Haley đa số là người trẻ, nhưng vẫn có các anh chị lớn dù không nhiều. Những người lớn nhất mà Haley biết là khoảng năm 86, 87.
Tùy thuộc vào công việc, nếu là những công việc tuyển fresher thì đa số là tuyển người trẻ. Còn những công việc yêu cầu chuyên môn, kinh nghiệm thì tuổi tác không phải trở ngại lớn. Nên nếu anh/chị muốn thử sức thì cứ rải CV thôi nhé, dù cơ hội ít hơn các bạn trẻ. Nhưng nếu không rải CV thì cơ hội chắc chắn là 0%.
- Số điện thoại/Whatsapp
Nếu dùng số VN thì bạn ghi rõ đầu số +84, còn ở Mã thì đầu số +60.
Bạn đừng quên tải ứng dụng Whatsapp và đăng kí tài khoản bằng số điện thoại của bạn. Whatsapp là ứng dụng nghe, gọi, nhắn tin rất phổ biến ở Malaysia và giúp HR dễ dàng liên lạc với bạn hơn.
- Địa chỉ
Nếu bạn ở TP. Hồ Chí Minh thì chỉ cần ghi “Ho Chi Minh, Vietnam” là được, đủ để HR biết là bạn đang ở Malaysia hay Việt Nam, không nhất thiết ghi chi tiết số nhà, số đường.
Email bạn nên điền thông tin chính xác, kiểm tra email từ HR trong cả hộp thư chính và hộp thư spam.
Tự giới thiệu (About Me)
Phần này không bắt buộc. Bạn có thể viết 4-5 dòng tóm tắt background của bạn: tốt nghiệp ngành nào và năm nào, có bao nhiêu năm kinh nghiệm, lý do bạn ứng tuyển vị trí này, mục tiêu trong công việc.
Vì Haley không viết Cover letter nên sẽ tận dụng mục này để giới thiệu nhanh về bản thân cũng như nhấn mạnh vào background để HR chú ý. Với mục tiêu công việc, bạn nên thể hiện làm sao để gắn liền với lợi ích công ty nhé, ví dụ: Tôi là người chăm chỉ, nhanh nhạy, tôi mong sẽ được nhận hướng dẫn tận tình từ cấp trên, để có cơ hội phát triển bản thân, phát huy năng lực và đóng góp cho sự lớn mạnh của công ty.
Học vấn
- Tên trường học
- Ngành tốt nghiệp
- Bằng tốt nghiệp:
Bạn có bằng Cao Đẳng/ Đại Học trở lên nên ghi rõ vì đó là tiêu chí tuyển dụng của phần lớn các công ty đa quốc gia và chứng minh được bạn đạt yêu cầu. Bằng Đại Học trở lên sẽ có ưu thế vì một số công ty ưu tiên bằng Đại học hơn.
- Chứng chỉ:
Nếu có chứng chỉ liên quan đến việc bạn ứng tuyển thì viết vào nhé, đặc biệt là chứng chỉ tiếng Anh. Đừng bỏ qua những lợi thế của mình.
Kĩ năng về ngôn ngữ
- Tiếng Việt: bạn có thể ghi mức độ thông thạo là Fluent hoặc Native. Với những công việc đặc thù cần tiếng Việt, viết vào không hề thừa nhé.
- Tiếng Anh: tùy theo mức độ của bạn, nếu tiếng Anh bạn tốt thì mạnh dạn ghi Fluent hoặc Advanced. Tầm trung thì có thể ghi Intermediate. Còn nếu bạn tiếng Anh giao tiếp cơ bản thì có thể ghi Working Language – đọc vào cảm giác có tính ứng dụng cao, HR sẽ hiểu tiếng Anh của bạn đủ để giao tiếp trong công việc.
Kĩ năng máy tính
Bạn có thể liệt kê một số phần mềm thông dụng như World, Excel, Power Point. Dù một số công việc không cần thiết, nhưng ít nhất hãy cho HR thấy bạn có kĩ năng máy tính cơ bản.
Nếu bạn nộp CV cho IT, kế toán hoặc những công việc yêu cầu cao kĩ năng máy tính thì nên nhấn mạnh vào nội dung này, liệt kê những phần mềm/ hệ thống chuyên ngành mà bạn biết để tăng sức cạnh tranh.
Kinh nghiệm làm việc
Đây là phần cực kì quan trọng và chiếm ưu thế trong việc duyệt CV.
- Tên công ty
- Thời gian làm việc
- Tên vị trí công việc
- Mô tả công việc (bạn viết khéo léo làm sao để HR hình dung được bạn thu được kĩ năng gì thông qua công việc đó)
- Thành tích nổi bật trong công việc (nếu có): có số liệu cụ thể càng tốt
- Giải thưởng đạt được (nếu có): phần này bạn có thể tách ra và bỏ vào mục Thành tích, giải thưởng ở bên dưới để làm nổi bật hơn.
Bạn nên viết kinh nghiệm làm ở công ty gần nhất trước rồi mới lùi dần xuống những công việc cũ theo dòng thời gian nhé.
Dù không có kinh nghiệm liên quan trước đó, bạn hãy viết chọn lọc và điều hướng nội dung để HR đọc vào cảm thấy có chút liên quan. Nếu bạn mới ra trường, hãy khai thác những kinh nghiệm, kĩ năng bạn có được qua công việc thực tập và hoạt động xã hội.
HR chỉ lướt khoảng vài giây đầu để quyết định có đọc tiếp hay không, đừng viết quá dài và lan man. Thay vào đó, hãy tập trung những từ khóa quan trọng và liên quan đến công việc bạn ứng tuyển.
Dù vậy, bạn cũng đừng viết quá ngắn và chung chung. Gỉa sử với vị trí CSKH, bạn có background liên quan nhưng chỉ viết sơ sài những đầu việc mà một người có kinh nghiệm CSKH nào cũng viết được, khi CV nộp vào nhiều thì lí do gì để HR chọn bạn thay vì những người khác đúng không nào. Hãy cụ thể hóa và số liệu hóa để tăng sự nổi bật.
Ví dụ: khi nộp CV vị trí Kiểm duyệt nội dung (Content Review), Haley có kinh nghiệm rồi nên đây hiển nhiên là là lợi thế của mình. Bên cạnh việc lấy ý từ bản mô tả công việc của công việc cũ, Haley có thể viết thêm như sau.
- đã làm qua 2 dự án liên quan đến kiểm duyệt nội dung
- từng làm cả thị trường Việt Nam và thị trường quốc tế
- kinh nghiệm kiểm duyệt không chỉ video mà cả bài viết, hình ảnh
- từng làm qua dự án có nội dung nhạy cảm và cả không nhạy cảm
Có thể HR đã quan tâm những gì Haley đã viết cụ thể và chọn CV của Haley. Cũng có thể là không vì chỉ cần thấy có kinh nghiệm liên quan là đủ. Và cũng có thể là chỉ cần đạt yêu cầu cơ bản (bằng cấp học vấn, thông thạo tiếng Việt) và đang cần người thì HR liên hệ thôi. Mọi thứ chỉ là tương đối, không thể loại bỏ yếu tố may mắn trong quá trình ứng tuyển.
Vì cần chọn lọc từ khóa liên quan đến công việc bạn ứng tuyển, với mỗi vị trí ứng tuyển khác nhau bạn có thể nộp những CV khác nhau để điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp.
Người tham chiếu (Reference)
Mục này không bắt buộc. Reference là người giới thiệu hay còn gọi là người tham chiếu. Hiểu nôm na là thông tin liên hệ của bạn (có thể là sếp hoặc HR) ở công ty hiện tại hoặc công ty cũ,.
Với mục này, Haley chỉ ghi đúng 1 dòng là: Will be provided upon request. Tức là khi nào nhà tuyển dụng yêu cầu thì Haley sẽ gửi sau.
Thật ra bạn không cần viết Reference trong CV. Sau khi bạn đậu phỏng vấn và có thư mời nhận việc, chắc chắn HR sẽ gửi cho bạn 1 file để điền thông tin người tham chiếu và 1 file cho bạn kí đồng ý để họ tiến hành xét lí lịch của bạn (Consent form). Nên Reference chỉ cần thiết sau này, còn trong quá trình nộp CV thì không.
Haley nói rõ thêm một số ý về Reference nhé:
Công ty mới có thể sẽ kiểm tra lai lịch của bạn bằng cách liên hệ Reference của bạn để xác nhận xem có đúng bạn đã hoặc đang làm việc ở công ty đó hay không, bạn nghỉ việc có vì lí do gì tiêu cực hay không. Thường các công ty sẽ thuê dịch vụ bên thứ ba để làm, nên bạn đừng nghĩ là họ sẽ không kiểm tra được nhé.
Bạn không nhất thiết phải điền thông tin của Reference gần nhất, các Reference cũ trước đó vẫn được, miễn là giữa bạn và sếp hoặc với công ty không có mâu thuẫn gì để họ còn nói khách quan, nói tốt cho bạn.
Thời điểm Haley nhảy việc cuối năm 2020 ở Malaysia, Haley điền thông tin của chị sếp cũ ở Việt Nam và có nhắn chị ấy trước. Sau một thời gian, chị báo lại cho Haley là có người gọi điện tới để hỏi về mình, nên việc kiểm tra Reference là hoàn toàn có thật.
Và có công ty khác, thay vì gọi điện thì họ lại gửi mail cho chị sếp cũ (một chị sếp khác của Haley) để điền thông tin về Haley. File tiếng Anh dài mấy trang nên chị sếp gửi cho Haley để Haley tự điền rồi chị gửi lại phía công ty sau. Việc kiểm tra lí lịch đôi lúc khá hình thức như vậy.
Một người chị làm bên mảng HR ở Malaysia chia sẻ rằng: bên thứ ba họ sẽ có những nghiệp vụ chuyên sâu hơn bên cạnh việc gọi điện hay gửi mail. Nên bạn đừng gian lận về thông tin Reference. Nếu bạn không làm công ty đó mà có người quen rồi khai man thì hoàn toàn có thể bị truy ra được.
Hoạt động xã hội, thành tích giải thưởng (nếu có)
Phần này không bắt buộc. Bạn nào chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thì nên tận dụng tối đa các phần khác bao gồm mục này để quảng cáo về bản thân. Nếu bạn có danh hiệu/ thành tích đại loại Nhân viên xuất sắc của tháng, Nhân viên xuất sắc của năm v…v… thì đây cũng là lợi thế lớn.
Sở thích
Phần này không bắt buộc. Nếu muốn, bạn có thể chia sẻ những sở thích với nhà tuyển dụng. Sở thích lành mạnh thể hiện phần nào con người bạn và ghi thêm điểm. Nếu sở thích liên quan đến công việc nữa thì càng tốt.
Thời gian có thể bắt đầu làm việc
Phần này không bắt buộc. Thông thường nếu bạn đang làm ở công ty khác thì cần trung bình 1 tháng (ở Việt Nam) và 1.5-3 tháng (ở Malaysia) để chuyển sang một công việc mới. Trong trường hợp bạn không vướng bận gì cả và có thể đi làm sớm nhất có thể “as soon as possible”, thì việc ghi chú điều này trong CV sẽ giúp HR ưu tiên chú ý, đặc biệt là với những vị trí đang tuyển gấp.
Phần kết
Trên đây là toàn bộ nội dung về mẹo viết CV mà Haley muốn chia sẻ với bạn, có thể tóm lại 2 yếu tố chính để thu hút nhà tuyển dụng, cụ thể hơn là HR – những người lọc CV của bạn trước khi đặt lịch hẹn và chuyển CV đến tay người phỏng vấn:
- tạo thiện cảm
- để lại ấn tượng
Nhưng bạn biết không, việc CV của bạn được chọn hay loại cũng sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố bao gồm cả sự may mắn. Bài viết tiếp theo Haley sẽ chia sẻ chi tiết hơn về trải nghiệm thực tế khi nộp hồ sơ tại các tập đoàn đa quốc gia ở Malaysia, liệu rằng sự kì vọng HR với ứng viên là như thế nào, việc rải CV có thực sự cần thiết không.
Toàn bộ nội dung là trải nghiệm cá nhân của Haley và những gì mình quan sát được trong khoảng thời gian làm việc ở Malaysia. Bạn có thể tham khảo và cân nhắc khi đưa ra quyết định.
Nếu bạn cảm thấy bài viết/ trang blog hữu ích và muốn mời mình một ly cafe, hãy bấm vào ảnh bên dưới nhé:
Bạn có thể theo dõi những nội dung khác của Haley tại các kênh Facebook, TikTok và Youtube.
Sau bài viết này, hi vọng bạn đã nắm được cách viết CV hiệu quả khi tìm việc văn phòng ở Malaysia qua chút kinh nghiệm của mình.
Mến chào,
Little Haley
13/05/2023, Kuala Lumpur